Digitalisation for regrinding of tools – Transparency and efficiency courtesy of c-Com

Every week, around 6,000 tools arrive at MILLER in Altenstadt, Germany, for regrinding. “We are seeing robust growth of roughly 20% every year in tool reconditioning,” says Stephan Loska, Director of Technical Projects and International Service at the manufacturer of solid carbide tools. Consequently, something of a “company within a company” has grown up over the years, dedicated solely to regrinding solid carbide drills and milling cutters. It is important to note that exactly the same machinery, software and grinding wheels are used here as for manufacturing new tools. “That is how we reliably ensure that tools are reconditioned to manufacturer quality,” says Loska. There are around 30 employees working on the machines over three shifts, plus another four employees in incoming goods and five in customer service working exclusively on regrinding.

In 2018, the supervisors under Stephan Loska faced the challenge to align a significant upturn in incoming orders with the customer expectation of a few days of run-through time. “It was clear that we would need either to expand our capacity considerably or to refine and simplify our processes,” explains Loska. Incoming goods in particular offered a great deal of potential.

“We sometimes receive parcels full of various unsorted tools,” explains Tobias Spiegl, who is responsible for customer service at MILLER’s regrinding department. The only information
about these tools, if there is any at all, is printed on the delivery note. “That meant that our
employees had to sort through all the tools and compare their order numbers, which on tools with small diameters can often be read only with the aid of a magnifying glass, against the items on the delivery note,” says Spiegl. The next item on the agenda was to inspect the tools to determine whether they could be reground. Criteria that could rule a tool out include its condition, its minimum length or customer specifications such as the maximum number of regrinding operations. Following tool identification, the check Thanks to c-Com and the specifically developed scanner, registering tools at incoming goods is now a much faster process. Measurements are automatically transferred from the Bluetooth-enabled callipers to c-Com at the touch of a button. as to whether the items and quantities match those on the delivery note and the diagnostic process to determine whether the tools can be reground, all this information needed to be entered manually in the ERP system (SAP) so that a service report and order confirmation could be created. “For a delivery of 80 tools, this largely manual process took around two hours,” explained Spiegl. In addition to the amount of time taken, this process was susceptible to typographical and transcription errors.

“As a member of the MAPAL Group, we got to know the c-Com GmbH regrinding management system very early on,” recalls Loska. The supervisors quickly established that the module of the c-Com platform visualised the very processes that MILLER needed. “We worked closely with the people at c-Com to adapt the module to suit our specific needs”, says Loska, “and thus gradually made the entire process digital.” The c-Com module for efficient regrinding management went live at the start of 2019.

“Since then, the process for tools from three pilot customers has looked completely different,” reports Spiegl, who is clearly delighted with the improvement. Tools still arrive at incoming goods in an unsorted state and with nothing but the information printed on the delivery note. Yet the similarities with the “old” process end there. “Firstly, an employee at incoming goods scans the delivery note. A text recognition system automatically enters all the data in c-Com,” explains Spiegl. This applies to the quantities  items and customer data. Each tool from the three pilot customers is assigned a data matrix code to make it accurately identifiable.

Über einen eigens entwickelten Scanner lesen die Mitarbeiter im Wareneingang alle Werkzeuge der jeweiligen Lieferung ein. „Den Scanner haben wir speziell entwickelt, um die Erkennungszeit der Codes, die mit bloßem Auge kaum erkennbar sind, minimal zu halten“, so Loska. Automatisch werden die Werkzeuge den unterschiedlichen Positionen auf dem digitalisierten Lieferschein zugeordnet. Sind alle Werkzeuge gescannt, ist farblich hinterlegt direkt ersichtlich, ob alle Positionen auf dem Lieferschein vollständig vorhanden sind. Das c-Com Modul korrespondiert ständig mit SAP und so können die Mitarbeiter mit nur einem Klick die interne Servicemeldung erstellen. „Mit c-Com haben wir zudem direkt auf Etiketten umgestellt“, ergänzt Spiegl. Statt also mehrere Din A4-Papierbögen zum Auftrag zu legen, erzeugen die Mitarbeiter heute mit c-Com ein Etikett und kleben es auf die entsprechende Kiste geklebt. 

Am „Befundungsplatz“ scannt der Verantwortliche dieses Etikett und prüft die Werkzeuge auf Nachschleifbarkeit. Dabei sind alle Kriterien zum jeweiligen Werkzeug sowie alle Ausschlusskriterien in c-Com hinterlegt. Der Mitarbeiter bekommt also direkt angezeigt, dass er das Werkzeug beispielsweise auf die Mindestlänge hin prüfen muss. Über einen Bluetooth-Messschieber, der mit c-Com vernetzt ist, misst der Mitarbeiter nach und übertragt das Ergebnis per Knopfdruck an c-Com. Das System vergleicht automatisch den SOLL- mit dem IST-Wert und zeigt an, ob das Werkzeug nachgeschliffen werden kann oder nicht. Stellt der Mitarbeiter beispielsweise Ausbrüche an der Schneide fest, wählt er diese aus den hinterlegten Ausschlusskriterien aus. Sobald er alle Werkzeuge geprüft hat, erstellt er per Mausklick die Auftragsbestätigung. Automatisch ist dort ersichtlich, welche Werkzeuge aus welchem Grund nicht nachgeschliffen werden können.

„Wenn wir erneut das Beispiel mit 80 Werkzeugen heranziehen, benötigen wir mit dem neuen Prozess statt der bisherigen zwei Stunden nur noch 15 Minuten“, fasst Stephan Loska die beeindruckende Zeitersparnis zusammen. Vorteilhaft ist dabei nicht nur der enorm reduzierte administrative Aufwand, sondern auch die Kapazitäten der Mitarbeiter, die dadurch frei werden. „Die Mitarbeiter müssen nicht mehr stundenlang Daten in SAP einpflegen, sondern wir können sie für abwechslungsreichere und anspruchsvollere Aufgaben einsetzen“, sagt Loska. Nicht allein deshalb seien die Mitarbeiter im Wareneingang vom Nachschliffmanagement mit c-Com begeistert. Trotz des hohen Automatisierungsgrad besteht zudem jederzeit die Möglichkeit manuell in den Prozess einzugreifen. 

Ein weiterer und für Loska der wichtigste Vorteil, den der neue Prozess mit c-Com bietet, ist die Transparenz für den Kunden: „Über das Serviceportal von c-Com ist jederzeit ersichtlich, wo sich welches Werkzeug befindet, wie oft welches Werkzeug bereits nachgeschliffen wurde beziehungsweise warum ein bestimmtes Werkzeug nicht mehr nachgeschliffen werden kann.“ Dank c-Com und den serialisierten Werkzeugen hat der Kunde also jederzeit den kompletten Überblick und kann die Historie jedes Werkzeugs nachvollziehen. So ist es auch möglich, den besten Zeitpunkt zu bestimmen, um Werkzeuge nachzubestellen. „Wir können viel mehr Transparenz bieten und deutlich offener gegenüber den Kunden agieren – und das kommt sehr gut an“, freut sich Loska. Und so weitet MILLER den Einsatz von c-Com im gesamten Werk sukzessive aus, beispielsweise um Messergebnisse direkt vom Einstellgerät an die Maschine zu übertragen.  

Bei der c-Com GmbH dreht sich alles um digitale Dienstleistungen. Gegründet Mitte des Jahres 2017 ist c-Com Teil der international agierenden MAPAL Gruppe. Das Start-up bietet die Open-Cloud-Plattform c-Com zur herstellerunabhängigen Werkzeugdatenverwaltung an. Zahlreiche Applikationen ergänzen die Plattform.